¿Cómo afiliar a un trabajador en el IESS?

Afiliar a un trabajador al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es uno de los primeros pasos que debemos realizar al contratar personal en Ecuador. Este proceso garantiza el acceso del empleado a los beneficios del sistema de seguridad social: atención médica, aportes para pensiones, riesgos del trabajo, cesantía, entre otros. Aunque puede parecer un trámite tedioso al inicio, con la información correcta resulta más sencillo de lo que parece. En esta guía te contamos cómo afiliar correctamente a un trabajador en el IESS, tanto a jornada completa como parcial, usando el sistema en línea del IESS para empleadores.

¿Quién debe afiliarse y cuándo?

Toda persona natural o jurídica que contrate personal tiene la obligación de afiliar a un trabajador al IESS desde su primer día de labores, sin importar si se trata de jornada completa, parcial, contrato indefinido o eventual.

La afiliación debe registrarse hasta 15 días después del ingreso, aunque lo recomendable es hacerlo de inmediato.

 Requisitos para afiliar al IESS a un trabajador ¿Cómo hacerlo?

Antes de comenzar el proceso en línea, asegúrate de tener:

• Clave patronal del IESS (como empresa o persona natural)
  
• Datos completos del trabajador (cédula, nombres, fecha de nacimiento, pasaporte si es extranjero)
  
• Detalles del contrato (tipo, fecha de inicio, jornada y salario)
  
• Actividad económica (código CIIU)

Paso 1 – Ingresar al portal

Accede a www.iess.gob.ec, sección “Empleadores”. Ingresa con tu usuario y clave.

Paso 2 – Registrar datos del trabajador

Ingresa los datos personales del empleado exactamente como aparecen en su cédula. El sistema validará automáticamente la información.

Paso 3 – Seleccionar tipo de contrato y jornada

Define si el contrato es indefinido, ocasional, por servicios o jornada parcial. Para empleados de medio tiempo, selecciona “jornada parcial” y detalla los días y horas laboradas.

Paso 4 – Revisar sueldo referencial y real

• Sueldo referencial: valor que ganaría si trabajara a jornada completa
  
• Sueldo real: valor proporcional al tiempo que realmente trabajará
  

El sistema calcula el valor de aportación. Verifica que coincida con lo acordado.

Paso 5 – Confirmar afiliación

Confirma el aviso de entrada y descarga el comprobante. Esto sirve como respaldo legal.

Paso 6 – Revisar planillas mensuales

Cada mes, el IESS genera una planilla con los aportes. Revisa y paga hasta el 15 del mes siguiente. Actualiza si hay variación en jornada o salario.

¿Qué pasa si no los afiliamos a tiempo?

Si no se registra la afiliación oportunamente:

• El empleador podría enfrentar multas por afiliación tardía
  
• En caso de accidente, la empresa sería responsable de todos los gastos
  
• Se pierde cobertura en salud y riesgos para el trabajador
  

Por eso es fundamental cumplir con este proceso sin demoras.

‍

Afiliar a un trabajador en el IESS es una responsabilidad legal como empleadores. Aunque el proceso tiene varios pasos, cuando dominamos el sistema se vuelve parte natural de nuestra gestión de talento. Con estos pasos habrás completado correctamente la afiliación de tu trabajador de medio tiempo al IESS y estarás cumpliendo con todas las normativas vigentes.