¿Cuántos años debes guardar tus facturas en Ecuador?

Si facturas electrónicamente, guardar facturas del SRI no es un consejo contable más: es una obligación legal y una práctica clave para que tu negocio no se detenga por errores evitables. Tener tus comprobantes en orden te ahorra multas, reprocesos y estrés cuando el SRI pide explicaciones.

Antes de entrar en detalle, quédate con esta idea clara: no basta con que “el SRI tenga tus facturas”. Tú también debes conservarlas, y hacerlo bien.

¿Cuántos años debes guardar las facturas del SRI según la normativa?

La normativa ecuatoriana es clara. El Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios establece que los comprobantes deben conservarse mínimo 7 años.

Esto aplica tanto para:

• Facturas de venta
  Comprobantes de retención
• Notas de crédito y débito
  Guías de remisión (cuando corresponda)

Además, si emites comprobantes electrónicos, estás obligado a mantener el archivo digital o magnético disponible ante cualquier requerimiento del Servicio de Rentas Internas.

En palabras simples: aunque el SRI tenga registros en su sistema, la responsabilidad de conservarlos sigue siendo tuya.

¿Qué facturas y documentos del SRI debes conservar exactamente?

Para estar realmente cubierto ante una revisión, no basta con guardar “algo”. Lo mínimo recomendable es conservar:

• Factura electrónica en XML (este es el documento válido)
• Representación impresa o PDF (como respaldo)
• Comprobantes de retención
• Notas de crédito y notas de débito
• Guías de remisión, si aplican
• Soportes de anulaciones o correcciones

El punto clave no es acumular archivos, sino poder demostrar una transacción, sustentar gastos, costos o crédito tributario cuando el SRI lo solicite.

¿Por qué el SRI está reforzando controles sobre comprobantes electrónicos?

En los últimos meses, el SRI ha informado que muchos problemas de acceso a su portal se deben a descargas masivas hechas con programas no autorizados. Por eso ha empezado a aplicar controles y bloqueos progresivos.

¿En qué te afecta esto?

• El portal puede estar más lento en ciertos momentos
• Puede haber límites para descargas masivas
• Depender de “bajar todo al final” es cada vez más riesgoso

Si tu sistema consiste en entrar al SRI solo cuando toca declarar, estás operando en modo frágil.

¿Cómo verificar si una factura del SRI es válida?

El SRI tiene una herramienta pública para consultar la validez de comprobantes electrónicos mediante la clave de acceso o número de autorización.

Esto te sirve para:

• Confirmar que una factura existe y está autorizada
• Validar proveedores o clientes
• Detectar errores antes de declarar impuestos

Verificar a tiempo evita dolores de cabeza después.

¿Cómo guardar facturas del SRI?

No necesitas un sistema complejo para empezar, pero sí uno constante. Una estructura simple y efectiva puede ser:

Carpetas por año Dentro del año, carpetas por mes Y dentro de cada mes:

• Ventas
• Compras
• Retenciones
• Notas de crédito y débito

Guardar archivos es una cosa. Tener control es otra muy distinta.

Con una plataforma como ContApp:

• Centralizas tus comprobantes en un solo lugar
• Evitas buscar facturas entre correos o WhatsApp
• Todo queda ordenado por período y tipo
• Se detectan faltantes, duplicados o inconsistencias antes de que sean un problema

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Guardar facturas del SRI por 7 años no es exageración ni paranoia. Es la base para que tus impuestos estén bajo control y tu negocio funcione sin sobresaltos. Apoyarte en contadores que trabajen con procesos claros y una buena asesoría tributaria hace toda la diferencia cuando quieres crecer sin miedo a una revisión.