Liquidaciones de compra en Ecuador

En la práctica contable diaria, especialmente en pequeñas y medianas empresas ecuatorianas, nos enfrentamos constantemente con gastos que no tienen respaldo de una factura. En esos casos, la liquidación de compra se convierte en una herramienta clave. Sabemos que para mantener una contabilidad limpia, ordenada y cumplir con el SRI, cada transacción debe estar documentada. Y cuando el proveedor no entrega un comprobante válido, es nuestra responsabilidad como compradores generar uno que lo sustituya legalmente. Aquí entra en juego la liquidación de compras de bienes y prestación de servicios, un documento que, bien emitido, permite que ese gasto sea deducible y correctamente contabilizado.

¿Qué es una liquidación de compra?

La liquidación de compra es un comprobante tributario autorizado por el SRI que el comprador emite cuando realiza adquisiciones a personas que no están capacidad de emitir facturas o comprobantes de venta, ya sea porque no tienen RUC, son proveedores del exterior o son empleados reembolsados por gastos laborales. En otras palabras, es una autofactura que elaboramos cuando el proveedor no puede emitir un documento tributario autorizado.

Estas liquidaciones tienen la misma validez que una factura, siempre y cuando se emitan bajo los parámetros legales. Nos permiten registrar gastos legítimos, cumplir con las obligaciones tributarias y mantener la trazabilidad de las operaciones, incluso si el proveedor es informal o no está registrado ante el SRI.

¿Cuándo debemos emitir una liquidación de compra?

Emitimos una liquidación de compra cuando realizamos un gasto con un proveedor que no nos entrega un comprobante de venta válido. Esto puede suceder en varias situaciones:

Emitimos una liquidación de compra cuando realizamos un gasto con un proveedor que no nos entrega un comprobante de venta válido. Esto puede suceder en varias situaciones:

• Compras a personas naturales sin RUC: como trabajadores independientes, artesanos, pequeños agricultores o personas que, por su nivel cultural o rusticidad, no están en posibilidad de emitir comprobantes de venta ni de inscribirse en el RUC.
• Servicios prestados desde el exterior: como software, plataformas digitales, consultorías internacionales, entre otros.
• Reembolsos a empleados: cuando un colaborador realiza un gasto a nombre de la empresa y el comprobante de venta fue emitido a su nombre.

En todos estos casos, si queremos registrar ese egreso como gasto deducible, debemos generar nosotros mismos la liquidación de compra.

Además, para que la liquidación de compras y prestación de servicios, dé lugar al crédito tributario y sustente costos y gastos, las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán haber efectuado la retención del impuesto al valor agregado, su declaración y pago, cuando corresponda.

Requisitos para emitir liquidaciones de compra

Para que la liquidación de compra sea válida ante el SRI, debe cumplir con varios requisitos formales:

• Contener los datos completos del proveedor: nombre, número de cédula o identificación como pasaporte, dirección.
• Tener numeración autorizada por el SRI: ya sea electrónica o física, debe contar con un número secuencial aprobado.
• Indicar el detalle de los bienes o servicios adquiridos, los valores, el IVA (cuando aplique) y la base imponible.
• En caso de liquidaciones de compras por reembolsos de gastos: es necesario detallar cada gasto con su respectivo comprobante de venta, ya sea factura, nota de venta, invoice del exterior, etc. Luego se deben adjuntarlos a la liquidación efectuada.
• Aplicar las retenciones correspondientes: en la mayoría de casos, se debe retener el 100% del IVA y un porcentaje del Impuesto a la Renta, que dependerá del tipo de gasto y del proveedor.

Además, el SRI establece límites para el uso de liquidaciones de compra: no se puede exceder de $5.000 por proveedor en el año ni de $60.000 anuales en total por contribuyente. Si sobrepasamos estos montos, es mejor buscar que el proveedor solicite su RUC, ante el SRI y emita comprobantes de venta.

¿Qué errores debemos evitar?

Aunque la liquidación de compra es una herramienta útil, su mal uso puede traer problemas. Estos son algunos errores comunes que debemos evitar:

• Emitir liquidaciones a proveedores que sí tienen RUC: si el proveedor está obligado a facturar, no corresponde emitir este documento.
• No aplicar correctamente las retenciones: puede derivar en sanciones o glosas tributarias.
• Superar los límites anuales permitidos sin control interno.
• No conservar los respaldos del pago y la operación: es clave mantener toda la documentación en caso de auditorías del SRI.
• Las Personas Naturales y las sucesiones indivisas no obligadas a llevar contabilidad, no están facultadas para emitir liquidaciones de compras de bienes y prestación de servicios.

‍

En Ecuador, las liquidaciones de compra son una herramienta poderosa para mantener la contabilidad en regla, respaldar gastos informales y garantizar la deducibilidad tributaria. Como contadores o responsables financieros, debemos conocer en qué casos aplican, cómo se emiten y qué requisitos deben cumplir.

Si sabemos usar este documento de manera estratégica y correcta, evitamos errores comunes y le damos a nuestra empresa o a nuestros clientes una ventaja fiscal importante. Al final, se trata de cumplir con la normativa y, al mismo tiempo, optimizar la gestión contable con respaldo válido ante el SRI.