Requisitos para que un gasto sea deducible en Ecuador

Cuando nos sentamos a preparar una declaración de impuestos, una de las preguntas más comunes es: ¿este gasto lo puedo deducir? Y aunque a simple vista parezca una duda sencilla, la deducibilidad de un gasto en Ecuador depende de varios requisitos específicos establecidos por el SRI. Nosotros lo vemos todo el tiempo: contribuyentes que acumulan facturas creyendo que con eso basta, cuando en realidad hay varios criterios que deben cumplirse para que un gasto sea aceptado como deducible.

En este blog te contamos cuáles son esos requisitos para deducir un gasto, cómo cumplirlos correctamente y qué errores evitar para no tener problemas con el SRI.

Debe estar relacionado con tu actividad económica

Este es el punto de partida. Todo gasto deducible debe tener relación directa con la actividad económica que declaraste en tu RUC. No importa si es un gasto real, si no guarda vínculo con lo que haces, no es deducible.

Por ejemplo, si tu negocio registrado es una consultoría de marketing digital y compras materiales de construcción para tu casa, ese gasto no tiene nada que ver con tu actividad y no podrás deducirlo. En cambio, si compras licencias de software, equipo informático o servicios publicitarios, ahí sí estamos hablando de gastos necesarios para generar ingresos.

Solo deduce lo que realmente necesitas para producir tus ingresos. Si un gasto no cumple con ese principio, es mejor no incluirlo.

El comprobante debe estar a tu nombre y ser válido

Para que el SRI acepte un gasto, debe estar respaldado por una factura electrónica válida u otro comprobante autorizado emitido a tu nombre o al de tu empresa.

Y aquí no hay margen para errores: si la factura está a nombre de otra persona o tiene datos incorrectos, el gasto será rechazado. Solo los comprobantes que cumplen con los requisitos establecidos por el SRI.

Esto también aplica si trabajas como Persona Natural. Asegúrate de que cada factura esté emitida con tu número de cédula o RUC, según corresponda.

El pago debe ser bancarizado y desde tu cuenta

Uno de los errores más comunes que encontramos es no prestar atención a desde dónde se realiza el pago del gasto. Aunque tengas la factura correcta y el gasto esté relacionado con tu actividad, si no se paga de forma adecuada, puedes perder la deducción.

Si el gasto supera los $500, debe pagarse obligatoriamente a través del sistema financiero: transferencia, cheque, tarjeta, etc. Si haces un pago en efectivo por encima de ese monto, el gasto entero se vuelve no deducible. 

Además, el pago debe salir desde tu cuenta bancaria y debe dirigirse a la cuenta del emisor de la factura o a la de su cónyuge (en caso de no tener separación de bienes), también puede emitirse una carta de autorización para cualquier persona. Si realizas el pago a la cuenta de un tercero sin la debida autorización, el gasto perderá validez ante el SRI, incluso si cuentas con la factura y el pago fue bancarizado.

Debe estar registrado correctamente en tu contabilidad

Si estás obligado a llevar contabilidad, otro requisito fundamental es que el gasto esté correctamente registrado en tus libros contables. Esto significa que no basta con tener la factura y haber hecho el pago; también debes reflejar ese gasto en tu contabilidad oficial, clasificado en la cuenta correspondiente y con el respaldo necesario.

Para quienes no llevan contabilidad formal pero sí declaran gastos deducibles, es igual de importante llevar un control organizado de las facturas y pagos. Así podrás sustentar tu declaración si el SRI lo solicita.

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Deducir gastos en Ecuador puede ayudarte a optimizar tu carga tributaria, pero solo si cumples con todos los requisitos que establece el SRI. Cada gasto debe ser relacionado con tu actividad, respaldado con un comprobante válido, pagado correctamente y registrado de forma adecuada.

Sí que si tienes dudas sobre si un gasto es deducible o no, vale la pena consultar con tu contador antes de incluirlo.